Belgelerin “yapılacak işler, okunacak belgeler, dosyalanacak belgeler, imha edilecek belgeler” şeklinde sınıflanmasındaki amaç zamanı verimli kullanmak ve işlerin birikmesinin önüne geçmektir.
Mühürlü ve kapalı zarf ile gelen, ilgili kişiden başkasının okumaması gereken belgeye “gizli belge” denir.
Sayı ve karakterlerden oluşan elektronik imza, ıslak imza gibi hukuki neticeler doğurmaz.
Teslim edilirken isim, imza, ad soyad bilgilerine yer verilen, işletmelerde elden teslim ve takip edilen belgeler için kullanılan deftere “zimmet defteri” denir.
Belgeye ulaşımı hızlandırmak ve o belgeyle ilgili bilgiye çabuk erişmek için “Çapraz Başvuru Formu” kullanılır.
Gelen belge kayıt defterlerinde tarihlendirme 1 Ocak ile başlayıp 31 Ağustos ile son bulur.
İlgili servise bırakılan, rutin işlem gören ve farklı bir işlem görmeyen belgeler “posta ile gelen adi belge” olarak değerlendirilir.
Çek, bono, poliçe, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, teftiş denetleme belgeleri, ihale mektupları, koli ve para ihbarnameleri “önemli belge” kapsamında değerlendirilir.
Kıymetli belgeler, belirtilen süre içinde ivedilikle işleme alınması gereken belgelerdir.
Yazılı olarak kayıt altına alma işlemi; belgelerin kaybolmasını, unutulmasını, içeriğinin tahrif edilmesini önleyen önemli bir unsurdur.
Genellikle gizli belgelerin zimmet defteriyle imza karşılığı ulaştırılmasını sağlayan görevliye .......... denir.
Evrak işleri yapılırken belgenin ilgili yere veya kişiye zamanında ulaştırılması ve her iş için bir zaman dilimi belirlenerek işin bu süre içinde bitirilmesine .......... yöntemi denir.
Belgelerin gönderilme sürecinde koyuldukları uzun zarf üzerindeki sol alt kısımda .......... bulunur.
Giden evrak kayıt defterinin .......... bölümünde gelen evrak defteri ile giden evrak defterinin ilişkilendirilmesi için ihtiyaç duyulan bilgilere yer verilir.
Kurumların belgeleri gönderirken kullandıkları zarfların sol üst köşesindeki gönderen kısmı için bastırdıkları başlığa .......... denir.
Dijital ortamda belge oluşturulup gerekli işlemler tamamlanınca belgeyi hazırlayanın, kimlik doğrulama amacıyla koyduğu sembollerden oluşan işarete .......... denir.
Mektubun alıcıya ulaştığından emin olunan, zarfın üzerine “alma haberi” iliştirilen gönderme yöntemine .......... denir.
Gazete abonelerinin adresleri, elektrik su abonelerinin adresleri gibi devamlı aynı adrese gönderilen yazılar için kullanılan belge çoğaltma aracına .......... denir.
Postaya verilebilen ayrıca belirtilmesi gereken bir özelliği olmayan belgelere .......... denir.
Kurumlar ve kişiler arası haberleşmeyi sağlayan, kâğıt olarak bulunabildiği gibi dijital ortamda da bulunabilen yazılı, basılı her türlü kayda .......... denir.
