Yazılı olarak kayıt altına alma işlemi; belgelerin kaybolmasını, unutulmasını, içeriğinin tahrif edilmesini önleyen önemli bir unsurdur.
Kıymetli belgeler, belirtilen süre içinde ivedilikle işleme alınması gereken belgelerdir.
Çek, bono, poliçe, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, teftiş denetleme belgeleri, ihale mektupları, koli ve para ihbarnameleri “önemli belge” kapsamında değerlendirilir.
İlgili servise bırakılan, rutin işlem gören ve farklı bir işlem görmeyen belgeler “posta ile gelen adi belge” olarak değerlendirilir.
Gelen belge kayıt defterlerinde tarihlendirme 1 Ocak ile başlayıp 31 Ağustos ile son bulur.
Belgeye ulaşımı hızlandırmak ve o belgeyle ilgili bilgiye çabuk erişmek için “Çapraz Başvuru Formu” kullanılır.
Teslim edilirken isim, imza, ad soyad bilgilerine yer verilen, işletmelerde elden teslim ve takip edilen belgeler için kullanılan deftere “zimmet defteri” denir.
Sayı ve karakterlerden oluşan elektronik imza, ıslak imza gibi hukuki neticeler doğurmaz.
Mühürlü ve kapalı zarf ile gelen, ilgili kişiden başkasının okumaması gereken belgeye “gizli belge” denir.
Belgelerin “yapılacak işler, okunacak belgeler, dosyalanacak belgeler, imha edilecek belgeler” şeklinde sınıflanmasındaki amaç zamanı verimli kullanmak ve işlerin birikmesinin önüne geçmektir.
Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar.
Mikrofilm ile orijinaline oranla %98’lik bir yer tasarrufu sağlanmış olur.
Birim arşivi ayıklama ve imha komisyonu yeterli personelin olmaması hâlinde en az dört kişiden oluşur.
İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gündeme getirilir.
Saklanması gerekmeyen ve içinde kıymetli evrak bulunmayan dosyalar hemen imha edilir.
