Arşivleme hangi ortamda yapılırsa yapılsın kullanılan malzemeler tahrip edici fiziksel faktörlere karşı koruyucu nitelikte olmalıdır.
Dikey çekmeceli dosya dolapları, askılı dosyalar için kullanılır.
Yatay çekmeceli dosya dolapları, çeşitli haritalar ve projeler için kullanılır.
Açık raflı dolaplar, sık kullanılmayan klasörler için kullanılır.
Açık raflı dosya dolabı, kıymetli evrak sayılan evraklar ve sanal arşivleme araçlarının korunduğu arşivleme aracıdır.
Sanal ortamda bilgiler, bir kere arşivledikten sonra, bilgisayar ortamından silineceği için arşivin güvenliği çok önemlidir.
Bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, resim, grafik, fotoğraf, disket gibi her türlü bilgi kaynağına dosya denir.
Örgütlerde bilgiyi organize etmek için bilgi sistemi geliştirilmiştir.
Belgelere zamanında ulaşmak için belge yönetim sistemi (BYS) geliştirilmiştir.
Tarayıcılar, dokümanları özel bir teknoloji ile elektronik forma dönüştüren cihazlardır.
Evrak ve dosyayı ödünç isteyen, iki kopyalı olarak dosya isteme fişi hazırlar ve imzalar.
Dosya işlerinde görevli kişi, dosya isteme fişinin bir kopyasını dosyanın yerine koyar.
Dosya isteme fişinin bir kopyası, hatırlatma dosyasına koyulur.
Evrak veya dosyalar, telefonla istenirse dosya isteme fişi düzenlenmez.
Dosya isteme fişleri, hatırlatma dosyasına tarih sırasıyla yerleştirilir.
Dosyaların dışarıda kalma süresi iki haftadır.
İnternet tabanlı teknolojilerin gelişmesi örgütleri olumsuz etkilemiştir.
Belge, eğer gizlilik derecesi içeriyorsa delinmeden saklanması gerekir.
Yatay dosyalama, belgelerin yatay bir şekilde üst üste konularak düzenlendiği dosyalama şeklidir.
Kontrolü yapılan belgenin hangi dosyaya konulacağı belirlenirken ortaya çıkan isme kodlama denir.
